Google Workspace管理员:如何查看数据保护洞察报告

1.回顾关键要点

该电子邮件列出了一些在外部共享的重要数据。就我而言,该系统具有以下三种类型的数据:

  • 全球131个文件-ICD 10-CM词典(国际疾病分类,第10版)
  • 全局319个文件-ICD 9-CM词典(如上所述,但第9版)
  • 13个带有美国的文件-驾驶执照号码

这使您可以快速了解组织外部人员可以使用的前三种数据类型。

2.访问数据保护洞察报告

接下来,点击电子邮件中的“查看报告”链接,或访问Google管理控制台中的数据保护洞察报告网址为https://admin.google.com/ac/dp(图B)。您可能需要使用管理员帐户登录。

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该报告列出了几种数据类型,以及每种数据类型检测到的文件数量,以及在外部共享的那些文件的数量。以我为例,例如,“全局-电子邮件地址”是最常共享的项目。但是,由于我经常在公开共享的演示文稿和文档中包含我的电子邮件地址,因此对我而言,此数据类型实际上并不是安全问题。 

3.传达关注

截取您的数据保护洞察摘要的屏幕截图,并与组织中的适当人员共享,并提供简短的安全提示:

“最近的一次自动Google Workspace数据保护扫描发现了一些潜在的安全问题。尽管其中一些可能是误报,但提醒您要谨慎考虑共享的任何数据。”

您还可以添加一句话,以总结报告中最需要关注的项目。例如,在我的情况下,我可能会添加:“确保不共享敏感信息,例如个人身份医疗信息。” 毫无疑问,不同的组织将有不同的安全优先级和需要强调的问题。

4.配置自定义数据保护规则

使用Google Workspace企业版或教育版的组织的管理员可能希望创建数据保护规则来解决特定的关注问题。为此,请登录管理控制台,然后转到https://admin.google.com/ac/dp/rules/添加新规则或编辑现有规则。

选择添加规则时,系统将按照以下四个步骤操作,以配置数据保护规则(图C)。

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  • 名称和范围: 选择规则适用于整个组织,特定组织单位还是特定组的位置。
  • 触发条件: 您在其中指定内容必须符合的条件(例如,特定文本,默认检测器,正则表达式检测器或单词列表检测器)。您可以在一个规则中添加多个条件检测器。
  • 操作: 您可以选择在共享之前警告他人还是完全禁止共享某些内容,以及选择是否将检测到的数据暴露通知特定的管理员。 
  • 复查:在创建(或更新)规则之前,显示所有上述设置的位置。

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